Responsable Administratif et Financier (et potentiellement, chef de rédaction)

Vous agirez directement en coopération avec le directeur et le Bureau (co-présidents, Trésorier et Secrétaire générale). Vos missions seront les suivantes :

1. Suivi financier

Comme toute organisation, le suivi financier est primordial. Il nous sert à piloter le déploiement de notre stratégie en veillant à l’équilibre de nos recettes (subventions, mécénat, dons et prestations) et nos dépenses (personnel, loyer, événementiel, etc.). Sur cet axe et en lien avec le Trésorier de l’association, les actions consistent à :

• collecter les pièces comptables et les enregistrer dans le journal des dépenses 

• générer le suivi de trésorerie mensuel sur la base des rubriques analytiques du budget prévisionnel 

• contribuer à l’élaboration des comptes annuels en lien avec le cabinet comptable et la Commissaire aux Comptes

• être en support aux équipes pour fournir des extractions pour le suivi de projets ou des cotisations annuelles

• générer le suivi de factures manuelles ou d'appels de fonds pour les partenariats privés divers ainsi que le dépôt de ces factures et Bons de Commandes sur les différents portails des partenaires afin de collecter les participations financières.

2. Gestion administrative

• Appui aux Bureau et au CA :

• calendrier et invitations aux réunions de Bureau et Conseil d’Administration (CA)

• déclaration annuelle à la préfecture (liste CA, bureau, PV AG....)

• maintien des listes à jour du Bureau et CA (légumier)

• suivi des listes des représentants de FNE IDF dans les différentes instances consultatives

• Relations avec les associations :

• gestion des demandes d’adhésion à FNE IDF

• suivi des cotisations de l’année en cours (envoi des appels à cotisations préparés par le trésorier, enregistrement des paiements des cotisations, suivi et relance

• préparation de l’AG de FNE IDF (envoi des convocations, suivi et mise à jour des données, calcul nombre d’associations, suivi des documents à envoyer)

• Suivi du courrier postal et de la boite mail Secrétariat

• Commande des fournitures de bureau avec l’aval du trésorier

3. Chef.fe de rédaction (selon l’appétence du ou de la candidate)

Nous éditons un magazine trimestriel, le Liaison, dont nous assurons l’ensemble de la rédaction. Le ou la Chef de rédaction assure les tâches suivantes :

• coordination du comité de rédaction, suivi des articles et validation auprès des rédacteurs, organisation du sommaire,

• recherche et gestion des fichiers de photos pour illustration

• travail avec la graphiste, après la première mise en page

• secrétariat de rédaction et relecture avec le comité de rédaction,

• relation avec l’imprimeur et le routeur

• suivi du fichier des destinataires de Liaison (doublons, nouveaux, retours),

• suivi des abonnés

• envoi à la préfecture en fin d’année de la déclaration annuelle

NB : Les missions présentées peuvent évoluer en fonction des compétences et appétences du candidat (notamment l’implication dans des Groupes de Travail, sur l’organisation d’événements, etc.) et parfois en fonction des actualités.